Образовательный сайт Сильченковой Т.Н.

Заочное дистанционное образование с получением государственного диплома Московского государственного индустриального университета (МГИУ) через Internet

Образовательный сайт Бармашовой Л.В.

Рассылки Subscribe.Ru
Современное образование
Подписаться письмом

 

Стиль делового письма

Стиль делового письма

 

Императивность (в широком смысле) и предписующе-долженствующее значение оказываются характерными для самых различ­ных языковых единиц, функционирующих в деловой сфере. Мож­но говорить о том, что официально-деловая речь несет на себе стилевую окраску долженствования.

Речевому воплощению основных деловых функций способ­ствует и такая стилевая черта, как точность, не допускающая инотолкования. Точность формулировок правовых норм и необходи­мость абсолютной адекватности их понимания (толкования) — идеал официальных текстов, способствующий их «безотказной» реализации. Напротив, неясность этих формулировок, допущение неоднозначных толкований мешают осуществлению деловых про­ектов, подрывают их незыблемость и авторитет.

Кроме отмеченных черт, официально-деловой речи свойствен­на своего рода безличность выражения, точнее, неличный харак­тер общения и речи. За исключением некоторых немногих жанров (приказы, заявления, докладные), высказывание в деловой сфере осуществляется не от лица конкретного говорящего, пишущего. Таким образом, высказывание исходит от «лица» особо обобщен­ного, абстрактного. В речи это вызывает грамматическую ослабленность форм лица, что находит выражение в значениях и функ­ционировании соответствующих языковых единиц, прежде всего глагола и личных местоимений. Итак, выделяется еще одна специ­фическая для деловой речи стилевая черта — ее неличный характер.

Не следует, однако, пользоваться предложениями в пассивном залоге. Используйте только активный залог, который как бы ими­тирует иллюзию движения, Например, вместо пассивной конст­рукции фразы: «Ваше предложение было одобрено генеральным директором фирмы» уместна активная конструкция: «Генеральный директор фирмы одобрил ваше предложение». Нужно исключить из текста письма слова и выражения, которые засоряют его и от­влекают от основного содержания: «как указывалось ранее», «к со­жалению», «для вашего информирования» и т. п.

Необходимо учесть и условия общения, которые в деловой сфере определяют появление такой типичной для официально-де­лового стиля черты, как стандартизированность (клише, форма). Поскольку общение осуществляется по определенным стандартам, которые облегчают это общение, постольку речевой стандарт, шаб­лон оказываются здесь неизбежными, необходимыми и даже целе­сообразными и оправданными. Отсюда большая роль в деловой речи фразеологизмов, устойчивых словосочетаний, однако в боль­шинстве своем терминированного характера и отнюдь не отлича­ющихся эмоциональностью и экспрессивностью, которые вообще присущи русской фразеологии (в разговорной, художественной и публицистической сферах общения). Правда, последнее не озна­чает, что деловая речь вообще лишена выразительности. Отнюдь, но характер этой выразительности специфичен; она направлена на наилучшее языковое воплощение основных стилевых черт дело­вой речи, на наилучшее осуществление специфических задач ком­муникации. Следовательно, оценивать выразительность деловой речи надо не с общеязыковых позиций, но с учетом специфики делового стиля.

Деловым текстам в общем не свойственно рассуждение. Отсут­ствие этого способа изложения резко отличает официально-дело­вой стиль от научного, хотя по ряду других черт они могут сбли­жаться между собой. Этот факт находит отражение прежде всего в синтаксисе: сравнительно низкий процент сложноподчиненных предложений, особенно с придаточными причинами; количество средств выражения логичности и последовательности изложения деловой речи в три раза меньше, чем в научной. Необходимостью детализации изложения и оговорок объясняется осложнение про­стых предложений многочисленными обособленными оборотами, однородными членами, часто выстраивающимися в длинную цепь пунктов. Это влечет за собой увеличение размеров предложения (в том числе простого) до нескольких десятков словоупотреблений. Предложения в 50—60 словоупотреблений в официально-деловой речи не редкость. Встречаются предложения размером и до 200 слов и более.

Такой способ изложения, как повествование, также не харак­терен для деловой сферы общения, поскольку здесь не возникает необходимости рассказа о каких-либо событиях. Лишь в таких жан­рах, как протокол, отчет, отчасти договор, в некоторых частях по­становления (констатирующих) наблюдается обращение к пове­ствовательной манере изложения. Однако в частях протоколов, представляющих решения собраний, и в постановлениях высших органов не встретишь чистого повествования или описания. Здесь изложение идет именно в стиле констатации, утверждения (с ак­центами на этих аспектах).

Почти нет в деловой речи «чистых» описаний. Реализация в текстах основных черт одной из базовых стилевых черт официально-деловой речи является, как сказано выше, ее долженствующе-предписывающий характер (императивность). Это выражается различными средства­ми и способами.

Широко используется неопределенная форма глагола и инфи­нитивные конструкции. Это не случайно, поскольку с помощью инфинитива удобно выражать прямую или непрямую императив­ность, реализовывать свойственные официально-деловой речи коммуникативные задания и ее основную специфичную стилевую черту — предписывающий характер. При этом весьма часто обра­зуется цепь взаимосвязанных инфинитивов, иногда до 20 членов таковы обычные формулы и синтаксические схемы приказов и постановлений, однако это явление свойственно и другим дело­вым жанрам. Для выражения императивности и регламентирован­ности инфинитив в деловых текстах используется со словами при­казываю, постановляю, нужно, необходимо, следует (в значении «нужно»), должен, обязан, обязуется, может, имеет право и т. п. Для усиления категоричности приказа (или установления) дополни­тельно используются в качестве усилителей и другие лексические средства, обычно наречные слова, например: Необходимо решитель­но устранять недостатки.

Предписывающе-долженствующий характер официально-деловой речи находит проявление и в функционировании других форм и категорий глагола. Так, формы настоящего времени высту­пают в значении, которое называют настоящим предписания (или долженствования): В этих случаях первоначальный застройщик и приобретатели долей несут (т. е. обязаны нести) по всем обязатель­ствам... солидарную ответственность («Гражданский кодекс РФ»); Наниматель отвечает за вред, причиненный нанятому имуществу его домашними (Там же); Переселение нанимателя... на другую жилую площадь... производится жилищно-эксплуатационной организацией (Там же).

Формы будущего времени приобретают в контексте различные модальные оттенки (долженствования, предписания, возможнос­ти, близкой к необходимости): Границы будут теми, какими они су­ществовали на 1 октября 1941г. (т. е. установлены договором) [Меж­дународное право. Т. I]; Военное командование выделит... (т. е. должно будет выделить) [Международное право. Т. III]. Другое зна­чение будущего, типичное для деловых текстов, — будущее услов­ное (ирреальное), употребляющееся обычно в сложноподчинен­ных предложениях с придаточным условным: Страховая сумма выплачивается, если в течение года... наступит постоянная утрата трудоспособности [«Правила страхования»].

Вполне согласуется с задачами коммуникации и общей стиле­вой чертой деловой речи и функционирование форм прошедшего времени. Одно из типичных его значений здесь — прошедшее под­черкнутой констатации, ярко выраженной фиксации сообщаемо­го в письменной форме (установления, договора и т. д.): Мы, ни­жеподписавшаяся комиссия... осмотрели, обмерили на выборку, сличили чертежи и приняли одноквартирный щитовой дом (текст акта). Кроме того, употребительно прошедшее условное (или ир­реальное) в характерных для деловой речи условных предложениях.

Глаголы несовершенного вида как более отвлеченные по зна­чению, чем глаголы вида совершенного, преобладают в жанрах де­ловой речи более общего характера (кодексы, уставы предприятий и др.). Формы же совершенного вида употребительны в текстах более конкретного содержания (приказы, распоряжения, протоко­лы собраний, постановления, акты, договоры). Они используются в сочетании с модальными словами в значении долженствования и выражают категорическое приказание, разрешение (должен сооб­щить, вправе предписать, обязан передать, обязую обеспечить), а также констатацию (Комитет рассмотрел, принял меры, внес пред­ложение; внедрили, организовали, ускорили).

Предписывающе-долженствующий характер деловой речи про­является в высокочастотном использовании кратких прилагатель­ных модального характера (со значением долженствования), кото­рые в других функциональных стилях менее употребительны. Таковы слова должен, обязан, обязателен, подотчетен, необходим, подсуден, ответствен и некоторые другие: Совхоз обязан ... выпла­тить долю ... с рассрочкой (Из закона РФ «О крестьянском (фер­мерском) хозяйстве»); Нотариальное удостоверение сделок обяза­тельно в случаях... [«Гражданский кодекс РФ»]: Пенсионер обязан известить орган, выплачивающий ему пенсию, о... [Из закона РФ «О пенсиях»]; Банк или его отделение обязаны открыть расчетный счет [Из закона РФ «О предприятиях и предпринимательской деятель­ности»].

Такая стилевая черта деловой речи, как точность, исключающая толкование, проявляется прежде всего в употреблении специальной терминологии, в однозначности и безобразности нетерминологичес­кой лексики. Стремление к точности ограничивает возможности синонимических замен, так как последние вызывают обычно изме­нение оттенков смысла. Поэтому типичная особенность деловой речи - широкая повторяемость одних и тех же слов, преимуще­ственно терминов. Кроме того, проявлению точности способству­ют разного рода уточнения и оговорки, ведущие к широкому упот­реблению обособленных оборотов, в том числе причастных и деепричастных, а также использование условных предложений, преобладание союзных связей над бессоюзными. В целом все это приводит к значительному увеличению размеров предложения (в том числе и простого).

Неличный в основном характер деловой речи обнаруживает себя, кроме отсутствия в ней форм глагола 1-го и 2-го лица и соот­ветствующих личных местоимений, еще и в том, что формы 3-го лица глагола и личные местоимения часто используются в неопре­деленно-личном значении. Отчасти с этой же чертой делового об­щения связана употребительность собирательных существитель­ных: выборы, дети, родители или существительных, выражающих совокупное единство: войско, оружие. В значении совокупности, а не раздельного множества выступают весьма высокочастотные в деловой сфере слова, называющие лиц по их профессии, соци­альному положению: граждане, работники, служащие, стороны.

Одним из типичных лингвистических признаков официально-делового стиля является его именной характер. Частота употреб­ления существительных здесь выше, чем в остальных функциональ­ных стилях, в том числе научном (тоже обладающем именным характером). Именной характер деловой речи выражается также в большом числе отыменных предлогов и союзов (в соответствии, в связи, соответственно, согласно; в силу того, что; вследствие того, что; ввиду того, что; в связи с тем, что). Отглагольные существи­тельные и образованные от них, устоявшиеся обороты речи (сино-нимичные глагольному выражению) нередко ведут за собой цепь имен в родительном падеже: ...деятельностью, не преследующей цели получения прибыли [Из закона РФ «О предприятиях и предприни­мательской деятельности»]; Размер облагаемого совокупного годового дохода определяется... (Там же). Приведем примеры оборотов с отглагольными существительными: оказание помощи, установление контроля, проверка обязательств, выяснение условий, отгрузка то­варов, предъявление иска, укомплектование штатов, взыскание за­долженности, невыход на работу, квитанция об отправке.

Наконец, одна из типичных черт деловой речи — стандартизированность реализуется широким кругом устойчивых оборотов деловой речи: вступать в законную силу, обжалованию не подлежит, передать в соответствующие инстанции, привлечь к уголовной от­ветственности, без уважительной причины, в установленном поряд­ке, в случае неявки, по истечении срока и др.

Характерными чертами деловой речи являются также особая официальность выражения и безэмоциональность (своего рода «су­хость»). В связи с этим здесь заметно отсутствие суффиксов субъек­тивной оценки. Официальность же получает выражение, напри­мер, в использовании существительных мужского рода для обозначения лиц женского пола по их профессии (студент Ивано­ва, лаборант Кравцова, директор Петрова) и в ряде других явле­ний.

Среди различных языковых средств, характерных для деловой речи, отметим употребление специальной терминологии (неустой­ка, накладная, рекламация (~ претензия), расчеты, пролонгирова­ние); широкое использование родительного приименного (до 93 % от всех случаев употребления родительного падежа существительных) использование специальных сочинительных союзов с высокой частотностью: а равно, а также; как... так и: Под выпуском .. недоброкачественной ... продукции следует понимать передачу или от правку..., а равно принять ее отделом технического контроля... [Из постановления]; Объединения, предприятия, организации и учреждения, а также конторы, отделения... должны соблюдать... [Из инструкции] За нарушение договорных... обязательств..., а равно нарушение иных правил... [Из закона РФ «О предприятии и предпринимательской деятельности»].

Деловой речи, кроме того, свойственны, во-первых, довольно заметные различия между жанрами и под стилями. Так, канцелярская речь в целом отличается большей конкретностью и более личным характером выражения по сравнению с языком и стилем собственно законодательных актов высших органов государственной власти. Во-вторых, деловой речи свойственны своего рода переходные явления, например, слияние делового стиля с публицистическим, ведущее к появлению эмоциональности и экспрессивности — черт, в общем не свойственных этому функциональном стилю. Примером таких сложных образований являются первые декреты советской власти.



Критика сотрудников Личность и личностные черты Понятие о культуре речи Этикетные формулы знакомства, представления, приветствия и прощания Формулы речевого этикета для скорбных случаев Требования к оформлению визитных карточек  Самонаблюдение Внешнее выражение эмоций Эмоциональный мир личности Характер, воля, темперамент личности 

НОВОСТИ


Приглашаем принять участие в круглом столе!
подробнее   >>>
 

Институт Менеджмента, Экономики и Инноваций начинает набор на курсы повышения квалификации!
подробнее   >>>
 

Уважемые студенты АНО ВПО ИМЭиИ!
подробнее   >>>
 

Начинается набор на курсы повышения квалификации!
подробнее   >>>
 

Приглашаем принять участие в конференциях!
подробнее   >>>
 


все новости...

ЭТИКА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

ПСИХОЛОГИЯ И ПЕДАГОГИКА