Стиль делового письма

Императивность (в широком смысле) и предписующе-долженствующее значение оказываются характерными для самых различных языковых единиц, функционирующих в деловой сфере. Можно говорить о том, что официально-деловая речь несет на себе стилевую окраску долженствования.

Речевому воплощению основных деловых функций способствует и такая стилевая черта, как точность, не допускающая инотолкования. Точность формулировок правовых норм и необходимость абсолютной адекватности их понимания (толкования) — идеал официальных текстов, способствующий их «безотказной» реализации. Напротив, неясность этих формулировок, допущение неоднозначных толкований мешают осуществлению деловых проектов, подрывают их незыблемость и авторитет.

Кроме отмеченных черт, официально-деловой речи свойственна своего рода безличность выражения, точнее, неличный характер общения и речи. За исключением некоторых немногих жанров (приказы, заявления, докладные), высказывание в деловой сфере осуществляется не от лица конкретного говорящего, пишущего. Таким образом, высказывание исходит от «лица» особо обобщенного, абстрактного. В речи это вызывает грамматическую ослабленность форм лица, что находит выражение в значениях и функционировании соответствующих языковых единиц, прежде всего глагола и личных местоимений. Итак, выделяется еще одна специфическая для деловой речи стилевая черта — ее неличный характер.

Не следует, однако, пользоваться предложениями в пассивном залоге. Используйте только активный залог, который как бы имитирует иллюзию движения, Например, вместо пассивной конструкции фразы: «Ваше предложение было одобрено генеральным директором фирмы» уместна активная конструкция: «Генеральный директор фирмы одобрил ваше предложение». Нужно исключить из текста письма слова и выражения, которые засоряют его и отвлекают от основного содержания: «как указывалось ранее», «к сожалению», «для вашего информирования» и т. п.

Необходимо учесть и условия общения, которые в деловой сфере определяют появление такой типичной для официально-делового стиля черты, как стандартизированность (клише, форма). Поскольку общение осуществляется по определенным стандартам, которые облегчают это общение, постольку речевой стандарт, шаблон оказываются здесь неизбежными, необходимыми и даже целесообразными и оправданными. Отсюда большая роль в деловой речи фразеологизмов, устойчивых словосочетаний, однако в большинстве своем терминированного характера и отнюдь не отличающихся эмоциональностью и экспрессивностью, которые вообще присущи русской фразеологии (в разговорной, художественной и публицистической сферах общения). Правда, последнее не означает, что деловая речь вообще лишена выразительности. Отнюдь, но характер этой выразительности специфичен; она направлена на наилучшее языковое воплощение основных стилевых черт деловой речи, на наилучшее осуществление специфических задач коммуникации. Следовательно, оценивать выразительность деловой речи надо не с общеязыковых позиций, но с учетом специфики делового стиля.

Деловым текстам в общем не свойственно рассуждение. Отсутствие этого способа изложения резко отличает официально-деловой стиль от научного, хотя по ряду других черт они могут сближаться между собой. Этот факт находит отражение прежде всего в синтаксисе: сравнительно низкий процент сложноподчиненных предложений, особенно с придаточными причинами; количество средств выражения логичности и последовательности изложения деловой речи в три раза меньше, чем в научной. Необходимостью детализации изложения и оговорок объясняется осложнение простых предложений многочисленными обособленными оборотами, однородными членами, часто выстраивающимися в длинную цепь пунктов. Это влечет за собой увеличение размеров предложения (в том числе простого) до нескольких десятков словоупотреблений. Предложения в 50—60 словоупотреблений в официально-деловой речи не редкость. Встречаются предложения размером и до 200 слов и более.

Такой способ изложения, как повествование, также не характерен для деловой сферы общения, поскольку здесь не возникает необходимости рассказа о каких-либо событиях. Лишь в таких жанрах, как протокол, отчет, отчасти договор, в некоторых частях постановления (констатирующих) наблюдается обращение к повествовательной манере изложения. Однако в частях протоколов, представляющих решения собраний, и в постановлениях высших органов не встретишь чистого повествования или описания. Здесь изложение идет именно в стиле констатации, утверждения (с акцентами на этих аспектах).

Почти нет в деловой речи «чистых» описаний. Реализация в текстах основных черт одной из базовых стилевых черт официально-деловой речи является, как сказано выше, ее долженствующе-предписывающий характер (императивность). Это выражается различными средствами и способами.

Широко используется неопределенная форма глагола и инфинитивные конструкции. Это не случайно, поскольку с помощью инфинитива удобно выражать прямую или непрямую императивность, реализовывать свойственные официально-деловой речи коммуникативные задания и ее основную специфичную стилевую черту — предписывающий характер. При этом весьма часто образуется цепь взаимосвязанных инфинитивов, иногда до 20 членов таковы обычные формулы и синтаксические схемы приказов и постановлений, однако это явление свойственно и другим деловым жанрам. Для выражения императивности и регламентированности инфинитив в деловых текстах используется со словами приказываю, постановляю, нужно, необходимо, следует (в значении «нужно»), должен, обязан, обязуется, может, имеет право и т. п. Для усиления категоричности приказа (или установления) дополнительно используются в качестве усилителей и другие лексические средства, обычно наречные слова, например: Необходимо решительно устранять недостатки.

Предписывающе-долженствующий характер официально-деловой речи находит проявление и в функционировании других форм и категорий глагола. Так, формы настоящего времени выступают в значении, которое называют настоящим предписания (или долженствования): В этих случаях первоначальный застройщик и приобретатели долей несут (т. е. обязаны нести) по всем обязательствам... солидарную ответственность («Гражданский кодекс РФ»); Наниматель отвечает за вред, причиненный нанятому имуществу его домашними (Там же); Переселение нанимателя... на другую жилую площадь... производится жилищно-эксплуатационной организацией (Там же).

Формы будущего времени приобретают в контексте различные модальные оттенки (долженствования, предписания, возможности, близкой к необходимости): Границы будут теми, какими они существовали на 1 октября 1941г. (т. е. установлены договором) [Международное право. Т. I]; Военное командование выделит... (т. е. должно будет выделить) [Международное право. Т. III]. Другое значение будущего, типичное для деловых текстов, — будущее условное (ирреальное), употребляющееся обычно в сложноподчиненных предложениях с придаточным условным: Страховая сумма выплачивается, если в течение года... наступит постоянная утрата трудоспособности [«Правила страхования»].

Вполне согласуется с задачами коммуникации и общей стилевой чертой деловой речи и функционирование форм прошедшего времени. Одно из типичных его значений здесь — прошедшее подчеркнутой констатации, ярко выраженной фиксации сообщаемого в письменной форме (установления, договора и т. д.): Мы, нижеподписавшаяся комиссия... осмотрели, обмерили на выборку, сличили чертежи и приняли одноквартирный щитовой дом (текст акта). Кроме того, употребительно прошедшее условное (или ирреальное) в характерных для деловой речи условных предложениях.

Глаголы несовершенного вида как более отвлеченные по значению, чем глаголы вида совершенного, преобладают в жанрах деловой речи более общего характера (кодексы, уставы предприятий и др.). Формы же совершенного вида употребительны в текстах более конкретного содержания (приказы, распоряжения, протоколы собраний, постановления, акты, договоры). Они используются в сочетании с модальными словами в значении долженствования и выражают категорическое приказание, разрешение (должен сообщить, вправе предписать, обязан передать, обязую обеспечить), а также констатацию (Комитет рассмотрел, принял меры, внес предложение; внедрили, организовали, ускорили).

Предписывающе-долженствующий характер деловой речи проявляется в высокочастотном использовании кратких прилагательных модального характера (со значением долженствования), которые в других функциональных стилях менее употребительны. Таковы слова должен, обязан, обязателен, подотчетен, необходим, подсуден, ответствен и некоторые другие: Совхоз обязан ... выплатить долю ... с рассрочкой (Из закона РФ «О крестьянском (фермерском) хозяйстве»); Нотариальное удостоверение сделок обязательно в случаях... [«Гражданский кодекс РФ»]: Пенсионер обязан известить орган, выплачивающий ему пенсию, о... [Из закона РФ «О пенсиях»]; Банк или его отделение обязаны открыть расчетный счет [Из закона РФ «О предприятиях и предпринимательской деятельности»].

Такая стилевая черта деловой речи, как точность, исключающая толкование, проявляется прежде всего в употреблении специальной терминологии, в однозначности и безобразности нетерминологической лексики. Стремление к точности ограничивает возможности синонимических замен, так как последние вызывают обычно изменение оттенков смысла. Поэтому типичная особенность деловой речи - широкая повторяемость одних и тех же слов, преимущественно терминов. Кроме того, проявлению точности способствуют разного рода уточнения и оговорки, ведущие к широкому употреблению обособленных оборотов, в том числе причастных и деепричастных, а также использование условных предложений, преобладание союзных связей над бессоюзными. В целом все это приводит к значительному увеличению размеров предложения (в том числе и простого).

Неличный в основном характер деловой речи обнаруживает себя, кроме отсутствия в ней форм глагола 1-го и 2-го лица и соответствующих личных местоимений, еще и в том, что формы 3-го лица глагола и личные местоимения часто используются в неопределенно-личном значении. Отчасти с этой же чертой делового общения связана употребительность собирательных существительных: выборы, дети, родители или существительных, выражающих совокупное единство: войско, оружие. В значении совокупности, а не раздельного множества выступают весьма высокочастотные в деловой сфере слова, называющие лиц по их профессии, социальному положению: граждане, работники, служащие, стороны.

Одним из типичных лингвистических признаков официально-делового стиля является его именной характер. Частота употребления существительных здесь выше, чем в остальных функциональных стилях, в том числе научном (тоже обладающем именным характером). Именной характер деловой речи выражается также в большом числе отыменных предлогов и союзов (в соответствии, в связи, соответственно, согласно; в силу того, что; вследствие того, что; ввиду того, что; в связи с тем, что). Отглагольные существительные и образованные от них, устоявшиеся обороты речи (сино-нимичные глагольному выражению) нередко ведут за собой цепь имен в родительном падеже: ...деятельностью, не преследующей цели получения прибыли [Из закона РФ «О предприятиях и предпринимательской деятельности»]; Размер облагаемого совокупного годового дохода определяется... (Там же). Приведем примеры оборотов с отглагольными существительными: оказание помощи, установление контроля, проверка обязательств, выяснение условий, отгрузка товаров, предъявление иска, укомплектование штатов, взыскание задолженности, невыход на работу, квитанция об отправке.

Наконец, одна из типичных черт деловой речи — стандартизированность реализуется широким кругом устойчивых оборотов деловой речи: вступать в законную силу, обжалованию не подлежит, передать в соответствующие инстанции, привлечь к уголовной ответственности, без уважительной причины, в установленном порядке, в случае неявки, по истечении срока и др.

Характерными чертами деловой речи являются также особая официальность выражения и безэмоциональность (своего рода «сухость»). В связи с этим здесь заметно отсутствие суффиксов субъективной оценки. Официальность же получает выражение, например, в использовании существительных мужского рода для обозначения лиц женского пола по их профессии (студент Иванова, лаборант Кравцова, директор Петрова) и в ряде других явлений.

Среди различных языковых средств, характерных для деловой речи, отметим употребление специальной терминологии (неустойка, накладная, рекламация (~ претензия), расчеты, пролонгирование); широкое использование родительного приименного (до 93 % от всех случаев употребления родительного падежа существительных) использование специальных сочинительных союзов с высокой частотностью: а равно, а также; как... так и: Под выпуском .. недоброкачественной ... продукции следует понимать передачу или от правку..., а равно принять ее отделом технического контроля... [Из постановления]; Объединения, предприятия, организации и учреждения, а также конторы, отделения... должны соблюдать... [Из инструкции] За нарушение договорных... обязательств..., а равно нарушение иных правил... [Из закона РФ «О предприятии и предпринимательской деятельности»].

Деловой речи, кроме того, свойственны, во-первых, довольно заметные различия между жанрами и под стилями. Так, канцелярская речь в целом отличается большей конкретностью и более личным характером выражения по сравнению с языком и стилем собственно законодательных актов высших органов государственной власти. Во-вторых, деловой речи свойственны своего рода переходные явления, например, слияние делового стиля с публицистическим, ведущее к появлению эмоциональности и экспрессивности — черт, в общем не свойственных этому функциональном стилю. Примером таких сложных образований являются первые декреты советской власти.